A vállalati folyamatoptimalizáció ereje: növekedés és hatékonyság

Az alkalmazkodóképesség a vállalkozások túlélésének kulcsa

Egy olyan világban, ahol az alkalmazkodóképesség a túlélés kulcsa, az üzleti kiválóság elérésének nem csupán cél, hanem szükségszerűség is. "A szervezetek folyamatosan keresik azokat az utakat, amelyekkel optimalizálhatják működésüket, csökkenthetik költségeiket, és fokozhatják reagálóképességüket a folyamatosan változó piaci dinamikákra", fejti ki Richard Jones, a Ricoh Business Process Management üzletág értékesítési igazgatója. "Ez az, ahol a vállalati folyamatoptimalizálás ereje érvényesül."

A mai gyorsan változó üzleti környezetben a vállalati folyamatok optimalizálásának művészete kritikus sikerhajtóként tűnik fel. Egy őszinte beszélgetés során Richarddal felfedezzük a vállalati folyamatok optimalizálásának mély jelentőségét és annak átalakító hatását a szervezetekre.

"Az üzleti folyamatok optimalizálása alapvetően a műveletek hatékonyabbá és eredményesebbé tételéről szól" - mondja Richard. "Magában foglalja a hatékonysági hiányosságok azonosítását, az ismétlődő feladatok automatizálását, valamint az agilis és érzékeny munkafolyamatok létrehozását." Néhány gondolatot szeretnék megosztani az üzleti folyamatmenedzsment (BPM) kulcsfontosságú szerepéről is:

A BPM-et olyan tudományágként határoznám meg, amely az üzleti folyamatok feltárását, elemzését, mérését, optimalizálását, javítását és automatizálását foglalja magában. "Ez nem csupán a technológia bevezetéséről szól; arról, hogy újraértelmezzük a munka elvégzésének módját. A folyamatok aprólékos feltérképezésével, a kölcsönös függőségek megértésével és a szűk keresztmetszetek pontos meghatározásával a szervezetek holisztikusan elindulhatunk az optimalizálás felé vezető úton".

Öt optimalizálási mutató

Hangsúlyoznám, hogy e kihívások hatékony kezeléséhez elengedhetetlenül fontos a megfelelő optimalizálási területek meghatározása.
Öt kulcsfontosságú mutatót emelnék ki, amelyeket a szervezeteknek szerintem alaposan meg kell vizsgálniuk: 

1. A még papírra támaszkodó folyamatok: Sok szervezet küzd a papír-alapú folyamatokkal, amelyek erőforrás-igényesek és hajlamosak a hibákra
2. Magas bérköltségű és alacsony árréssel járó folyamatok: Az alacsony haszonkulcsú, munkaigényes folyamatok hatékonyságjavítást tesznek szükségessé. 
3. Komplex folyamatok számos átadással: A csapatok vagy egyének közötti gyakori átadásokkal járó folyamatok gyakran szenvednek késedelmektől és hatékonysági hiányosságoktól. 
4. Hosszú ciklusidővel és magas hibaaránnyal járó folyamatok: Az ilyen folyamatok az ügyfelek elégedetlenségéhez és a költségek növekedéséhez vezethetnek, így megérettek az optimalizálásra.
5. Alacsony átfutási arányú folyamatok: Az alacsony arányok potenciális optimalizálási lehetőségeket és hatékonysági hiányosságokat jeleznek.

Valós sikertörténetek

Richard egy kézzelfogható példát mutatva elmeséli egy vezető globális vegyipari szolgáltató történetét, amely a pénzügyi és számviteli folyamatok kihívásaival küzdött. "Magas feldolgozási költségekkel, elhúzódó értékesítési kintlévőségekkel, számos hibával és azzal a félelmetes feladattal szembesültek, hogy egy új szervezetet szerezzenek meg anélkül, hogy bővítenék az AP funkciójukat. "Azzal, hogy kiszervezték a Ricoh-hoz, amely automatizálási és AI-vezérelt technológiákat alkalmaz a hiperautomatizálási szolgáltató-központban, jelentős javulást értek el. "A feldolgozási idők lerövidültek, a hibák csökkentek, és az új vállalkozás integrációja zökkenőmentesen zajlott."

Hangsúlyozza, hogy a pénzügyi és számviteli folyamatok gyakran vezetik a szervezetek által optimalizálásra megcélzott területek listáját, mivel jelentős hatást gyakorolnak a haszonkulcsra. Ezek a fejlesztések nemcsak a hatékonyságot erősítik, hanem a pénzforgalmat és a likviditást is javítják.

Az AI szerepe az optimalizálásban

A mesterséges intelligencia (AI) az üzleti folyamatok optimalizálásában változást hozó tényezővé lépett elő. Richard így vélekedik különböző mesterséges intelligencia-alapú technológiák, köztük a gépi tanulás, a természetes nyelvi feldolgozás és a generatív mesterséges intelligencia, mint átalakító eszközökről: "Ezek a technológiák automatizálják az ismétlődő feladatokat, betekintést nyernek a strukturálatlan adatokba, és akár tartalmat is generálnak, és ezzel racionalizálhatják a különböző iparágak műveleteit."

Kiszervezés és a digitális jövő

A beszélgetés természetesen az outsourcing változó trendjei felé terelődött. Richard a McKinsey & Company meglátásaira hivatkozik: "A hangsúly a műveletek digitalizáció révén történő átalakítására helyeződik, a szolgáltatók egyre összetettebb folyamatokat vállalnak, és az általuk elért eredmény és az általuk alkalmazott technológiai megoldások köre alapján fizetnek." Ez az átalakulás a kiszervezés tranzakciós megközelítésétől a radikális digitalizáció felé való elmozdulást tükrözi, ahol a szolgáltatók kulcsszerepet játszanak az eredmények elérésében olyan technológiák segítségével, mint az AI és a robotizált folyamatautomatizálás.

ESG: ahol a fenntarthatóság találkozik az optimalizálással

A mai, fokozott környezeti és társadalmi tudatosság korában Richard kiemeli a környezeti, társadalmi és kormányzási (ESG) tényezők növekvő jelentőségét. A szervezetek egyre inkább a fenntarthatóságra, a felelős kormányzásra és a társadalmi hatásokra összpontosítanak.

Az ESG megfontolások többféleképpen keresztezik az üzleti folyamatok optimalizálását. "Amikor bizonyos felesleges feladatokat digitalizálnak vagy kiszerveznek, az alkalmazottaknak több idejük marad a nagy értékű feladatokra, ami növeli a munkával való elégedettségüket, és hozzájárul a munkával való kiteljesedés érzéséhez" - magyarázza Richard. "Ez a pozitív elmozdulás az értelmesebb munka irányába nemcsak az ESG-elvekhez igazodik, hanem boldogabb és elégedettebb munkaerőt is eredményez. Ez pedig elősegíti a kiteljesedő munkakörnyezetet, foglalkozik olyan társadalmi szempontokkal, mint a munkavállalók jóléte, és javítja az általános szervezeti teljesítményt." Ezért az ESG-t prioritásként kezelő szervezetek nemcsak hírnevüket és a steakeholderek bizalmát erősítik, hanem hosszú távú sikerre is képesek az egyre tudatosabbá váló piacon.

Folyamatoptimalizálás egy jobb jövőért

Összefoglalva, az üzleti folyamatok optimalizálása nem pusztán költségcsökkentő intézkedés; ez egy stratégiai szükségszerűség, amely továbbra is alakítja a modern üzleti környezetet. Képessé teszi a szervezeteket arra, hogy növeljék agilitásukat, rugalmasságukat és képességüket a mai sokrétű kihívásokra való hatékony reagálásra. Az olyan élvonalbeli technológiák, mint az AI kihasználásával a szervezetek fenntartható növekedést érhetnek el, miközben pozitív társadalmi hatást gyakorolnak. Arról van szó, hogy a működési kiválóság elérésével gyarapodjunk a mai világban, és elősegítsük egy jobb, felelősségteljesebb és hatékonyabb jövő kialakulását."